Læs den fulde guide til eksport af data til Excel under sektionen "Leverandør-PIM"

Fanen ”Products”

I Excel-arkets første fane "Products" skal du sørge for at holde så mange kolonner som overhovedet muligt opdaterede. I ”Products” kan du opdatere langt de fleste påkrævede generelle data, herunder beskrivelsesdata, ordre/indkøbsdata, forpakning/logistik-data, betingede data (dokumentation) og metadata vedr. billeder og filer.


- Første række (grå baggrund) -

Her finder du en forklaring på hvad der forventes af indhold i de nedenstående celler. Der vil være information om formatkrav og eventuelle krav om brug af foruddefinerede værdier (se fanen ”Info”).

Anden række (blå baggrund) -

Her finder du systemets kategorisering af felterne. Disse må ikke ændres.

- Tredje række (grøn baggrund) -

Her finder du feltnavnene. Feltnavnene kommer på engelsk, da det er det som systemet pt. tilbyder. Hvis du finder de engelske feltnavne forvirrende, så kan du tage et kig på Branchekatalogets datamodel hvor du finder oversættelser og forklaringer.
Alle feltnavne med fed tekst er obligatoriske.


Fanen ”Info”

Under fanen ”Info” finder du en oplistning af gyldige koder/værdier for visse felter. Der kan være tale om landekoder, valutakoder, koder for fareklasser, koder for dokumenter/filer osv.


NB! Ugyldige dataværdier ignoreres

Visse felter er baseret på foruddefinerede lister af værdier eller begrænses til kun at måtte indeholde tal, bogstaver eller værdierne "true" eller "false". Når du støder på sådan et felt, er det vigtigt at du anvender den rette kode for sådan en værdi. Hvis systemet ved import af filen ikke møder en kendt værdi, vil feltet blive ignoreret. Gyldige værdier er oplistet i fanen ”Info”.

1. ETIM-klassificering

Før du kan opdatere dine produkter med tekniske data skal du sikre dig at det enkelte produkt er ETIM-klassificeret.

Du klassificerer dine produkter ved at anføre en ETIM-klasse i Excel-arkets første fane, ”Products” ---> kolonnen "ETIM class code".

Hvert produkt har sin egen række i arket og identificeres vha. Produkt-ID'et i kolonne A (de første 9 cifre er Vvsnummeret og de sidste 3-4 cifre er dit leverandør-ID hos Branchekataloget) Produkt-ID'et må IKKE ændres.

Når du har tildelt ETIM-klasser i arket indlæser du arket i Branchekataloget. - Næste gang du du laver et udtræk vil der være en række faner i arket, der er dedikerede til opdatering af de relevante tekniske data/features.

Hvis du ikke kender ETIM-klassen for det enkelte produkt, kan du finde inspiration hos ETIM-International
- Eller du kan anvende det intelligente klassificeringsværktøj i Leverandør-PIM.

2. Berigelse/opdatering af tekniske data

For hver ETIM-klasse findes der en fane i Excel-arket. – Her skal du for hver af fanerne udfylde de værdier som klassen foreskriver.

Udfyldning af værdier

I Excel-arkets første række (grå baggrund) finder du forklaring på hvilke gyldige værdier du kan udfylde i den pågældende kolonne.

Bemærk: Kun entydige/anerkendte værdier vil blive genkendt af systemet - alt andet vil ikke blive ikke blive indlæst


Datatyper og gyldige værdier

number = betyder du skal udfylde et tal. Hvis du anfører tal med decimaler, benyttes komma "," som decimaltalseparator.

number1..number2 = betyder du skal udfylde et nummerspænd (range) adskilt med to punktummer ".." Eksempelvis: 50..75




EVxxxxxx / ......... = betyder at du skal skrive én EV-kode eller tekst-strengen på den anden side af skråstregen. Det er ikke væsentligt om du benytter EV-koder eller tekst-strengene. Der kan kun anvendes én værdi pr. celle.




true eller false (Ja eller Ingen) = betyder at du i cellen skal anføre om værdien skal være true eller false. du kan også skrive "Ja" eller "Ingen".




Ikke relevant og ukendte værdier
Herudover gælder det for enhver celle, at du kan anføre "Ukendt" hvis du ikke kender til værdien, eller "Ikke relevant" hvis du vurderer at den enkelte kolonne (ETIM-feature) ikke har relevans for beskrivelsen af dit produkt.

Under sektionen "MIME" har vi samlet relevante spørgsmål og svar til behandling af billeder og andre typer filer.

Læs mere om Anvendelse af "N/A" (not applicable)

Læs afsnittet ovenfor om ændring af data i Excel.

Du har mulighed for at anføre værdien "N/A" (not applicable) for felter i systemet, hvor data ikke kan leveres af forskellige årsager.

I Excel anføres N/A ved at skrive et minus "-" i den pågældende celle hvor data ikke kan leveres.

1. Skriv minustegn "-" i alle relevante felter. Systemet vil oversætte det til N/A ved import.
2. Skriv ikke "N/A", da dette ikke er en accepteret værdi.
3. Gem ændringerne i arket og importer efterfølgende til Leverandør-PIM.

Se evt. videoguiden "Export til Excel" og "Import af Excel"

MIME er en betegnelse, der dækker over mediefiltyper, vedhæftninger og digitale assets –  når vi bruger betegnelsen, dækker det over filtyper som produktbillede, reservedelsliste, EPD-dokumentation osv.

Hos Branchekataloget er hovedreglen med billeder og dokumenter, at du ikke kan have for mange billeder og for meget dokumentation. Det er altid bedre at have et større, repræsentativt udvalg af billeder til samme produkt, og have alle vigtige dokumenter tilknyttet, frem for eksempelvis kun at have ét enkelt produktbillede og en brochure.

Med den øgede fokus på bæredygtighed og cirkulær økonomi er der kommet skærpede forventninger til, hvilke mærkninger og dokumentationer, dine produkter skal have. Så er dine produkter for eksempel i kontakt med drikkevand eller er underordnet en anden miljømærkning, er det vigtigt, at du også husker at tilføje dokumentation på dette.

Alle filer, du knytter til dit vvsnummer, skal identificeres med den korrekte MIME-kode. Du kan få hjælp til at finde den rigtige MIME-kode til din filtype under punktet "Sådan finder du den rigtige MIME-kode". Du kan desuden altid finde MIME-koderne i info-fanen i dine Excel-udtræk fra PIM og i mappingskabelonerne.

I vores PIM-system kan du selv tilføje og redigere i tilknytningen af produktbilleder og filer ved hver enkelt af dine varer. Fordelen ved at du selv har styringen er, at du selv kan skabe et bedre overblik over eventuelle mangler og forbedringer, der kan udfyldes og skabes.

Hver leverandør har sin egen diskplads i PIM-systemet, hvor I kan uploade billeder og andre filer til. Der er ingen begrænsning på, hvilket format vi accepterer, men vær dog opmærksom på, hvilken MIME-kode din fil bliver kategoriseret under, samt kvaliteten af dine billeder og navnet på dine filer (se retningslinjerne under "Best practice for produktbillederbilleder"). 
 

Der er tre metoder til at tilknytte filer til dine artikler:

1. Du kan tilføje filer direkte i PIM-systemet ved enkeltvis at redigere din artikel

2. Ved at bruge MIME-mappingskabelonen (Excel)

3. Ved at lave et Excel-udtræk med dine artikler fra Leverandør-PIM

Du kan bruge begge metoder til at knytte billeder og filer til dine vvsnumre, og ved begge skal du være opmærksom på ikke at overskrive eksisterende billeder og filer.

MIME-mappingskabelonen er nemmest at bruge ved oprettelse af nye artikler, eller hvis du ønsker at tilføje filer til en eksisterende artikel, som du er sikker på, ikke har filtypen tilknyttet i forvejen (f.eks. tilføje en EPD til et vvsnummer, der ikke allerede har en EPD tilknyttet). Her behøver du ikke bekymre dig om at vælge den rigtige MIME-kode men blot sørge for at vælge den rigtige filtype – så er resten klaret automatisk.

Det er muligt at tilknytte flere forskellige filer til det samme vvsnummer på samme tid: Indsæt dine ønskede artikler i kolonnen med "Vvsnummer" og derefter udfyld de forskellige kolonneafsnit med den enkelte type fil (hvert kolonneafsnit kan kun indeholde én filtype, så skal du have både et produktbillede og en målskitse tilknyttet, skal de skrives i hvert sit afsnit).
 

Hvis du tilføjer filer via et Excel-udtræk, kan du allerede se , om andre filer er tilknyttet under samme MIME-kode. Hvis du vil tilføje f.eks. endnu et produktbillede, skal du sørge for at skrive det ind i et nyt sæt kolonner med MD01 i række 2. Er feltet på forhånd tomt, kan du blot udfylde det.
Husk at skrive den rigtige MIME-kode i række 2 og sørg for, at stien i kolonnerne "produktlink" peger korrekt ned på den præcise filplacering, enten i Branchekatalogets diskplads eller i jeres egen filbank. Er du i tvivl om, hvilken MIME-kode du skal bruge, kan du finde oversigten i fanen "Info" i dit udtræk.
 

I begge tilfælde er det vigtigt, at du husker at uploade dine filer til din diskplads i PIM-systemet, med mindre du i stedet linker til en ekstern offentligt tilgængelig filbank.

1. Gå til Filer i hovedmenuen øverst på siden, og vælg Diskplads.
2. Importer de filer, du ønsker at tilknytte, ved at trykke Vælg fil og find filerne på den nuværende placering.

! Hvis du ikke vil importere dine filer til Diskpladsen men hellere linke til egen filbank, gå til trin 3.

3. Gå til produktvisningen ved at vælge Produkter i menuen og derefter Alle produkter.
4. Fremsøg det vvsnummer, du ønsker at tilføje filer til. Tryk på blyanten i venstre side.
5. Under produktændringen vælger du fanen MIME. Her kan du se, hvis dit produkt allerede har andre filer tilknyttet og hvilken type, de er kategoriseret som. Tryk på + i venstre side.
6. Vælg først den rigtige MIME-kode i første række, f.eks. Produktbillede (MD01) – du kan se den fulde liste af MIME-koder og deres beskrivelser her.
7. Tilføj den ønskede fil under Kilde (DA) ved at:
   • Tryk på Diskplads-ikonet (de fire sorte skiver) og vælg den ønskede fil fra din Diskplads. Tryk Ja til at bruge linket til andre sprog*. Filnavnet bliver automatisk indsat i de næste rækker.
     
     Eller
   • Skriv det fulde link til filen, der ligger på en ekstern, offentligt tilgængelig filplacering (f.eks. jeres egen filbank). Kopier linket til Kilde (EN) og Kilde (DE)* . Det er valgfrit, om du vil udfylde felterne med Filnavn.
8. Tryk Gem nederst til højre.
9. Gentag evt. trin 5-8 for at tilføje endnu en fil til samme vvsnummer, eller trin 3-8 for at tilføje filer til et andet vvsnummer.
    

* ønsker du ikke at bruge samme fil/link til alle tre sprog (f.eks. ved en manual på tysk), link da til en anden passende fil i felterne Kilde (EN) og Kilde (DE).
 

1. Åbn MIME-mappingskabelonen.
2. Skriv dit 4-cifret leverandør-ID i celle C5.
3. Indsæt dine vvsnumre i kolonne D, start i celle D5. NB! Kun ét vvsnummer pr. række.
4. Fra kolonne E-H behandler du data for den første fil, der skal tilknyttes vvsnummeret på den pågældende række. Næste fil behandler du fra kolonne S-V osv...
5. Vælg filtypen i celle E5 ved at trykke på pilen og vælge filtypen fra listen – f.eks. Produktbillede*.  
6. Gå til celle F5 og vælg JA eller NEJ til om din fil uploades til Branchekataloget.
   • Hvis JA: Skriv det eksakte filnavn i celle G6 – HUSK at uploade dine filer til din Diskplads i Leverandør-PIM, hvis ikke det allerede er gjort. Hvis filen anvendes til flere vvsnumre, skal den kun uploades én gang. Du gentager blot filnavnet i kolonne G for de relevante vvsnumre.
     HUSK desuden at tjekke om filnavnet indeholder ikke-systemgodkendte tegn! Læs mere om det i vores Best practice guide.
   • Hvis NEJ: I celle H5, skriv det fulde link til filen, der ligger på en ekstern, gyldig og offentligt tilgængelig filplacering (f.eks. jeres egen filbank). Hvis flere vvsnumre skal knyttes til den samme fil, så indsætter du blot det samme link i de relevante celler i kolonne H.
6. Gentag for alle vvsnumrene.
7. Tilføj flere filer (f.eks. EPD-deklaration) ved at gentage trin 4-6 i kolonnerne S-V, AG-AJ osv.

Når du har tilføjet den ønskede mængde filer til vvsnumrene, skal du gemme din MIME-mappingskabelon og derefter:

8. Åbn din webbrowser og log in i Leverandør-PIM.
9. Gå til fanen Filer og vælg Import.
10. Tryk på Vælg fil og find din MIME-mappingskabelon, du lige har arbejdet i.
11. Under Importerede elementer markér ud for feltet MIME, og under MIME-koder vælger du de filtyper, du har valg i MIME-mappingskabelonen (f.eks. Produktbillede MD01 og EPD-deklaration (MD54)). Du kan også bruge søgefeltet til at finde filtypen*.
12. Ignorer de resterende felter og tryk på knappen Importér.
    Se evt. videoguiden vdr. "Import af Excel" i sektionen "Videoguides"

Dine filer er nu knyttet til vvsnumrene, og du kan se de forskellige vedhæftninger ved at trykke på blyanten ud for produktet, og derefter vælge fanen MIME.

*Du kan se den fulde liste over filtyper, deres beskrivelse og MIME-koder i fanen Info i bunden af mappingskabelonen.

Se videoguiden "Export til Excel" i sektionen "Videoguides"
 

1. Lav eksport som anvist i videoen.
   Ved eksport under Importerede elementer skal du markere ud for feltet MIME, og under MIME-koder vælger du de filtyper, du ønsker at behandle (f.eks. Produktbillede (MD0)1 og EPD-deklaration (MD54)). Du kan også vælge alle MIME-koderne eller bruge søgefeltet til at finde en bestemt filtype*.
   
2. Tryk Hent og åbn dit download.
3. I Excel-arket kan du se grupperinger af én filtype – kolonnerne D-I, K-P osv.
   I række 2 kan du se de pågældende MIME-koder, som du valgte ved eksporten.
   Er cellerne ud for vvsnumrene udfyldte med links i den pågældende MIME-gruppering, betegner det en eksisterende filtilknytning. Er felterne tomme, er der tilsvarende ingen filtilknytning.
   Du kan godt have flere MIME-grupperinger med den samme MIME-kode, der eksempelvis betegner, at du har 2 produktbilleder til det samme vvsnummer.
4. Herfra kan du redigere, slette og tilføje filer ud fra dine vvsnumre.
   
5. Gå til den ønskede MIME-gruppering (MIME-kode), gå til kolonnen Source DA og ned til cellen ud for det ønskede vvsnummer. Udfyld cellen med linket til filplaceringen for den ønskede fil.
6. Udfyld samme link i kolonnerne Source EN og Source DE, med mindre filen findes i en specifik engelsk og tysk version.
   Til egen reference er det en god idé at udfylde de tre kolonner med Description,men det er ikke et krav.
7. Gentag trin 5-6 i en ny MIME-gruppering, hvis du vil tilføje endnu en filtype.
   Hvis du løber tør for kolonner, hvor du kan tilføje dine filer, kan du blot kopiere de første 3 rækker af en MIME-gruppe og sætte dem ind i enden af Excel-arket.
   
8. Gem din fil og importer til Leverandør-PIM

Se videoguiden "Export til Excel" i sektionen "Videoguides"

*Du kan se den fulde liste over filtyper, deres beskrivelse og MIME-koder i fanen Info i bunden af mappingskabelonen.

Er du i tvivl om, hvilken MIME-kode du skal bruge til at registrere din fil med? Så kig i denne oversigt: kommer snart

Du finder desuden en oversigt over MIME-koderne i fanen "Info" i både MIME-mappingskabelonen og i dit excel-udtræk fra PIM-systemet.